研究会主催の研修会がありました。本年度最後なのでこれまでの活動のまとめが中心でしたが、時間を有効に使っていこうと、タイムマネジメントという趣旨での研修などもありました。こういうのたいへん興味アリ。
中味はいわゆる GTD (Getting Things Done) ってヤツで、いかにストレスなく仕事などをこなしていくか、LifeHack ＝仕事術のひとつにスポットを当てたものでありました。最近流行りのかっけービジネスマン風だけに興味も湧いてきます。
仕事術ですから、実はこれが答えなんですよという話ではないわけで、こういうご時世ですからクラウドを利用してパソコンやスマホ連携の‥‥と思いきや、それらの例を示しつつも逆にアナログな手帳使ってみましょうと、そんな話になって俄然張り切ったりします。いや、パソコン＆スマホでもどんどんついてきますよ。
タスクをどんどん書き出して、アポイントメント＝スケジュールにどう組み込んでいくか、というところがポイントだったんですが、いろんな説明と自分が築き上げてきた手帳術とがいちいち合致するもんだから、改めてメモを取る必要もなくて、うんうんとうなずきながら聴かせていただきました。
うなずきながらも、こういうことだったのかと、それならそうと言ってくれればいくらでも資料準備して持っていったのにぃ‥‥と思ったり。けっこうムズムズしてた。笑
そういう時間がなかったので黙っていましたが、こうするよりはこうした方がいいだろう‥‥と、ちょっと迷ってしまう部分があったので、自分なりの工夫点を書いておきます。もし関係者が見ていらっしゃったら参考にしてください。
タスクをどんどん書き出す。リスト化するときに、期限日のところにドンと書くのではなくてある程度細分化して前に前に書くこと、という話がありました。
そのとおりなんです。が、まずは手帳に書き込むことだから、やっぱり仮に期限日に書いた方がいいんですよ。そのために手帳を分冊するんです。事業計画書の締切が2月28日とわかったらそこに「□事業計画書（提出期限）」とかとにかく書く。
そのあとで、例えば自分のプランニングサイクルで、１週間スパンとか３日間スパンとかで、もちろん可能なときいつでも、そのタスクを細かく分けてもうひとつの手帳に書き込むんです。二度手間になりそうですが、計画はどんどん変わっていくものですから、三度手間でも四度手間でも必要なら書き換えていくのがいいと思います。
で、２冊持ちはめんどくさいと思うかも知れませんが、スケジュール管理は未来のことだからそれはそれで大雑把な管理をすることにしてスケジュール用の手帳を持つんです。そして後々のための記録用・ダイアリー用としてもう１冊持って、そこに日々のタスクを近々でリスト化していくんです。タスクの締切日はスケジュール帳に、細分化・具体化したタスクはダイアリーに書くと、何ら迷うことなく管理できます。
仕事柄、自分のスケジュールだけでなく職員のスケジュールも把握する必要もありますが、それはざっくりとスケジュール帳に書く。ダイアリーの方は自分のことだけにすると２冊の役目が明確になってきます。
スケジュール帳は全体を俯瞰するためのもの。ですから月間がよければ月間で、週間が良ければ週間で、自分の仕事の流れなどを把握すればいいですね。そうするといろんな穴が見つかりやすくなってタスクを入れたりスケジュールを入れたりが簡単にできます。
逆にダイアリーは、仕事をいかに効率よくこなすか、あるいは質を高めるかを考えて、経過などを細かく書いておくと後々たいへん参考になります。そのための１ページが自分にとってはかけがえのない１日分の記録です。
写真で言うと、左側がスケジュール、右側がダイアリー。
何度も登場していますが、スケジュール帳の左半分（写ってないところ）がいわゆるアポイントメント。左半分の左半分に職員分を、右半分に自分の分をと分けて書きます。たった５行程度分しかないのですが、自分らの場合午前か午後かあるいはアフターファイブかくらいなので、午前２行、午後２行、夜１行と、それくらいあれば充分。朝８時から夕方５時まで30分刻みのテーブルなんてもったいない。もし必要ならそれはダイアリーの方でタイムラインを考えて書いていけばいいことです。
それからスケジュール帳の右半分はタスクリストです。基本的にその日その日のところに書いておきますが、迷ったら上の方に書く。だから月曜日火曜日あたりは真っ赤になっていきます。ここは余裕を持たせておいて、タスク処理のヒントやアイディアなどを付せんに書いて貼っておく。タスクが移動したらそれと共に移動します。また、タスク細分化のことなども書いておきます。
そのために右端３分の１のところにあえて鉛筆で線を引いて、普通は何も書かないでおくんです。そこを付せんが行ったり来たりします。
で、タスクは毎日毎日ダイアリーに転記します。各ページの左上の方ですが、これはその日の朝までに。夜のうちに書くこともありますが、早起きしてコーヒー飲みながら、スケジュールを見たり付せんを見たり翌週のページをひっくり返したりしながら、必要ならタスクを細分化して、チェック用の□を付けて、その日の目標的にリスト化するんです。
終わったらチェック。経過や詳細は記述。そこを矢印でつなぐ。スケジュール帳の方のタスクも合わせてチェックして完了にする。もしできなかったら、再計画して翌日また書く。翌日別のタスクを優先するならまた翌日。とにかくできなかったら何度でも計画し直して何度でも書く。期限内であればスケジュール帳の方のタスクは書き直す必要はないですね。
１ページの下３分の１は、個別の打合せとか電話とか来客とか、その中でのメモなどのために取っておきます。
だいたいそんな感じ。ですがたぶんイヤになると思う。(^^;;;
いずれにしても、ものごとをいろんな目で見ることだと思います。
全体を把握するためのスケジュール帳と言いましたが、見開いた状態での期間内にどんなことがあるかを俯瞰することが第一。つまり鳥の目で見ることです。
同時に、その期間の始めから終わりまでを、必要ならページをめくってでもずーっと追ってみるんです。どういう流れで動いていくのかを把握することが第二。つまり魚の目で見ることです。
そういう中で、じゃぁ自分の仕事はどうやっていくか。わかりやすいように、処理しやすいように、細かく細かく考えることが第三。これは虫の目で見るということです。
虫の目、鳥の目、魚の目。この三つの目の話はいろんなところで聴くことがありますが、自分もいろんなことに当てはめて考えるようにしています。タイムマネジメントというか、ライフハックには欠かせない観点ですね。スケジュール管理・タスク管理には三つの目が欠かせません。
だからって仕事が順調に消化されているかというとそうではないのです。あくまでも予定であるし、中断されることが多くてすすまないことだらけ。書いてはみるものの気が乗らない日だってあるんです。人間だもの。
だからかっけービジネスマンにはなかなかなれない。だから手帳っておもしろい。
